Estrategia de marketing de una conferencia: antes, durante y después

 

Escrito por Isaac Vidal | @isaacvs

Organizar un evento implica seguir una estrategia que nos ayude a no dejar escapar ni

un detalle por pequeño que parezca, a dar un sentido único a todas y cada una de las

partes que lo conforman y a ofrecer a los asistentes una experiencia única que querrán

repetir. Porque de eso se trata, de que te recuerden como el evento perfecto. Para

conseguirlo necesitas poner en práctica aquella estrategia con tiempo para poder

gestionar todos y cada uno de los medios necesarios. Comenzamos.

ANTES DEL EVENTO

1.- Determina el / los objetivo/s del evento. ¿Qué quieres

conseguir? 

Cuando te planteas organizar un evento tienes un objetivo en mente: posicionar tu

marca, adquirir visibilidad, captar nuevos leads, anunciar algún producto, servicio o

cualquier otra novedad y que este evento te sirva de altavoz. Sea lo que fuere debes

trabajar en todo momento con este objetivo en mente, diferenciando aquellas acciones

que te ayudan a conseguirlo de aquellas que te apartan del foco.

2.- Define tu público objetivo, tanto en audiencia como en

tamaño. 

Tener claro a quién te diriges te ayudará a saber dónde y de qué forma publicitar tu

evento. Por ejemplo, si te diriges a CEOs de grandes empresas deberás dirigir tus

esfuerzos en dar a conocer tu evento en determinados grupos de Linkedin o directorios

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE BAJA CALIFORNIA

Facultad de Contaduría y Administración

GRUPO: 565

ALUMNA: Benítez Sánchez Anel Yuliana

MATERIA: Mercadotecnia

MAESTRO: L.A.E. Samuel Gómez Patiño

de grandes empresas. Si lo que buscamos es llegar a estudiantes universitarios, las

facultades y bibliotecas son lugares propicios para que tu mensaje llegue a tu público

objetivo. 

Otro factor a tener en cuenta es el tipo de evento que quieres organizar: ¿a cuántas

personas quieres reunir?, ¿buscas un evento multitudinario?, ¿dispones de

instalaciones que te permitan reunir a X número de personas?, ¿qué infraestructura

necesitas y con cuál cuentas hasta el momento?.

3.- Modelo de ingresos y financiación

Es fundamental saber con qué presupuesto cuentas para determinar qué necesidades

cubrir con el apoyo de patrocinadores, sponsors y venta de entradas.

Puede que tengamos unos objetivos ‘fáciles’ de cumplir en cuanto a personas

involucradas, espacio, medios pero no dispongamos del presupuesto suficiente. Para

no llevarnos sorpresas desagradables es fundamental ser conscientes de los gastos

que vamos a tener y de cómo los vamos a afrontar.

4.- Patrocinadores y sponsors ideales para este evento

Piensa en todos y cada uno de los detalles que forman tu evento: desde el agua que

vas a necesitar ofrecer a ponentes y asistentes, medios de transporte con los que

puedas establecer convenios para con tu público, alojamientos, catering y cualquier

otro aspecto que pueda ser cubierto por empresas especializadas y que a ti te

supongan un ahorro.

5.- Patrocinadores académicos (a quién quiero asociar a mi

marca)

¿Existen estudios relacionados con el tema sobre el que gira tu evento? Alíate con

escuelas, universidades, asociaciones o centros formativos que ofrezcan dichos

estudios y conviértelos en altavoz cualificado de tu evento.

Las formas son variadas: ofrecer códigos descuento a su alumnado, asientos VIP,

posibilidad de tener un stand propio o aparecer en tus productos de merchandising son

algunas de las opciones.

6.- Ponentes que pondrán ‘cara’ al evento

Si cuidas hasta el más mínimo detalle en cuanto al lugar de celebración, los ponentes

que convoques deben estar a la altura. Deben ser expertos referentes en su sector, con

experiencia que los avale, capaces de transmitir conocimientos e inspirar a los

asistentes.

Encontrar estos perfiles no es complicado si buceas en redes sociales como Linkedin o

Twitter, si compruebas nivel de influencia con herramientas como Kloud o si disponen

de una web o blog propia en la que comprobar su forma de comunicar, sus

experiencias o el nivel de interacción con sus lectores.

7.- Acciones comunicación pre-evento:

a. Prensa: crea diferentes notas de prensa y facilítasela a medios generalistas y

medios especializados para que difundan toda la información sobre tu evento. Pónselo

fácil y tendrás más posibilidades que lo publiquen: acompáñalas de imágenes y

enlaces a webs.

b. Influencers y blogs afines: invita a influencers a asistir a un evento, reserva para

ellos una línea de butacas y haz que hablen de ti (de tu evento) en sus redes sociales,

blog o grupos.

c. Campañas de PPC, Adwords y Social Ads: sírvete de las herramientas que

internet pone a tu disposición para llegar directamente a tu público objetivo. Estas

herramientas te ayudarán a segmentar y suponen una inversión con un ROI muy alto.

Adwords, Linkedin Ads, Twitter Ads o Facebook Ads son algunas de estas

herramientas.

d. Códigos promocionales: establece una estrategia de precios que te ayude a

generar expectación. Es una forma de premiar a aquellos que muestren interés real

desde el primer momento. Un buen ejemplo son las tarifas escaladas: super early bird –

early bird – ticket.

f. Email Marketing: da la opción a tus clientes potenciales de suscribirse a tu

newsletter y crea campañas de email marketing que ayuden a captar nuevos leads y

fidelizar a aquellos que ya se han apuntado al evento. Utiliza herramientas como

Acumbamail o Mailchimp.

DURANTE EL EVENTO

8.- Llegada y registro

Los asistentes a un evento deben estar convocados una media hora antes del inicio

para registrarse y obtener sus acreditaciones. Este proceso tiene que ser rápido y fluido

para evitar confusiones y desorden. Para ello, el punto de registro debe estar bien

señalizado para que los invitados lo encuentren rápidamente y puedan realizar el

proceso de una manera ágil y organizada.

Una forma de facilitar el registro y acceso de los participantes es el uso de

herramientas de inscripción online como Eventbrite o Ticketea. A parte de llevar un

registro de todos los suscritos, permite a los usuarios tener en su propio smartphone la

entrada (sin necesidad de imprimirla).

9.- Puesta en escena del acto

Antes del comienzo del evento se debe comprobar el funcionamiento de todos los

sistemas electrónicos de la sala. Sonido, proyectores, medios audiovisuales y conexión

a internet. También hay que asegurarse de que el tamaño de la sala es el adecuado y

hay espacio suficiente para todos los asistentes. 

10.- Cumplir el timing

Todo acto tiene un programa establecido previamente con un timing definido para cada

una de las ponencias. Las esperas y retrasos son signos de descortesía que pueden

molestar a los asistentes. Cumplir con los horarios dará sensación de seriedad y

eficacia y mantendrá a los invitados en sus butacas de manera puntual, con lo que todo

el acto se desarrollará con fluidez.

11.- Organización en los descansos

Es necesario habilitar pequeños descansos entre ponencias para que los invitados

puedan estirar las piernas, fumarse un cigarro o ir al aseo. En todo evento estos

descansos están medidos al milímetro para evitar el desorden. ¿Quién no ha padecido

colas interminables en los lavabos, en la cafetería o simplemente para salir de la sala?

Estos problemas pueden dejar de serlo habilitando varias vías de entrada y salida a la

sala, con distintos cuartos de baño o con varios puntos de restauración.

12.- Espacios de networking

Habilitar zonas de reunión donde las personas puedan juntarse e intercambiar

impresiones es básico. Muchos de los asistentes a eventos en ocasiones están más

interesados en hacer contactos y conocer a los ponentes que en las charlas y

coloquios. Los espacios de networking son también un escenario perfecto para invitar a

los participantes a tomar una copa o un tentempié, un pequeño detalle que

agradecerán y que hará que se lleven una mejor impresión del acto.

13.- Señalización de los stands

Los grandes eventos cuentan con espacios dedicados a los distintos sponsors y

patrocinadores del acto. Es, por tanto, importante indicar a los visitantes donde se

encuentran los distintos stands para que éstos puedan encontrarlos sin dificultad.

Diseñar pequeños mapas del recinto o disponer señalizaciones en la entrada son las

medidas más efectivas en este tipo de casos.

14.- Streaming del evento

En el caso de eventos de acceso gratuito es recomendable emitirlos en directo vía

streaming para ampliar la audiencia y llegar a muchas más personas. En cambio, en

los actos de pago no es aconsejable, ya que se pueden perder asistentes. En esta

coyuntura es mejor estudiar alternativas como vídeos del making off del evento o

entrevistas a los ponentes que se puedan difundir a posteriori y que aportan un valor

añadido tanto a los que han asistido como a los que no. Además, es una manera de

prolongar el acto en el tiempo y de que se continúe hablando sobre éste semanas

después.

Otra posibilidad es dar la opción a los interesados de conectar a través de streaming de

pago aplicando una tarifa inferior. 

15.- Hashtag en real time

Para poder realizar un seguimiento en directo del acto a través de las redes sociales es

conveniente idear un hashtag. Generalmente el hashtag es el nombre del evento y, en

actos que se han realizado en varias ocasiones, el año o el número de la edición. Así,

mediante el uso de este hashtag todos los participantes podrán volcar sus opiniones,

comentarios e impresiones en las redes sociales para que aquellas personas que no

han asistido puedan seguirlo online.

16.- Conexión Wifi

Si quieres que tu evento pueda ser retransmitido vía online y que los asistentes puedan

dar feedback en sus perfiles de redes sociales es especialmente importante disponer

de conexión Wifi. Y no de cualquiera, sino de una que sobre todo sea rápida. Para ello

vas a tener que prever los asistentes que habrá en tu evento, ya que no consumen los

mismos datos 100 personas conectadas a internet que 1000.

DESPUÉS EL EVENTO

17.- Envía un email de agradecimiento

Es importante dedicar un tiempo a dar las gracias a los que hicieron posibles el evento:

equipo, proveedores, invitados, patrocinadores, asistentes y medios de comunicación.

Tienes la base de datos creada, tan solo dedica un tiempo a redactar un correo simple

y directo y, en la medida de lo posible, personalizado.

18.- Sigue alimentando las redes sociales

Es una forma de crear comunidad y te resultará muy útil de cara a comunicar nuevos

eventos. Mantener las redes activas y no abandonarlas te aporta, además, buena

reputación online.

19.- Haz llegar a los asistentes las conclusiones del evento

Conclusiones, Manifiesto, vídeos-resumen… Llámalo como quieras pero cierra el

círculo haciendo partícipes a los asistentes de lo mejor que han vivido en el evento. Lo

recibirán como una muestra de compromiso y profesionalidad. En tu beneficio se

convertirán en una pieza clave de tus workflows.

20.- Análisis de resultados

Una vez pasado todo debes medir y analizar cuál ha sido la repercusión obtenida, si se

han conseguido los objetivos marcados y detectar posibles errores a corregir en

próximas ediciones.

Ahora estás preparado para arrancar con tu evento. Si en el camino encuentras algún

punto más a tratar ¡no dudes en contárnoslo en los comentarios!

 

Opinión del alumno: Considero que la participación de las empresas en este tipo de

eventos es recomendable para el posicionamiento de las marcas nuevas, ya que les

permite involucrarse y ampliar su mercado, también las empresas de renombre pueden participar porque generan presencia en el mercado. Desde el punto de vista de los organizadores es una buena forma de captar mayor audiencia y se ven beneficiados por que hacen uso de los mismos recursos económicos.

 

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FUENTE:

REVISTA: Hubspot

URL: https://blog.hubspot.es/marketing/estrategia-de- marketing-de- una-conferencia- antes-

durante-y- despues

NOMBRE: Benitez Sanchez Anel Yuliana

GRUPO: 565