La importancia del Trabajo en Equipo en las Organizaciones

La importancia del Trabajo en Equipo en las Organizaciones

“Reunirse es un comienzo, permanecer juntos es el progreso y trabajar juntos es el éxito”

Henry Ford

¿Qué es trabajar en equipo?

De por sí la palabra “equipo” implica la inclusión de más de una persona, lo que significa que el objetivo planteado no puede ser logrado sin la ayuda de todos sus miembros, sin excepción. Es como un juego de fútbol: todos los miembros del equipo deben colaborar y estar en la misma sintonía para poder ganar. El futbolista no debe jugar por sí solo, tiene que tomar en cuenta el hecho de que forma parte de un equipo. Solemos pensar que el trabajo en equipo sólo incluye la reunión de un grupo de personas, sin embargo, significa mucho más que eso.
Trabajar en equipo implica compromiso, no es sólo la estrategia y el procedimiento que la empresa lleva a cabo para alcanzar metas comunes. También es necesario que exista liderazgo, armonía, responsabilidad, creatividad, voluntad, organización y cooperación entre cada uno de los miembros. Este grupo debe estar supervisado por un líder, el cual debe coordinar las tareas y hacer que sus integrantes cumplan con ciertas reglas.

¿Por qué trabajar en equipo?

El éxito de las empresas depende, en gran medida, de la compenetración, comunicación y compromiso que pueda existir entre sus empleados. Cuando éstos trabajan en equipo, las actividades fluyen de manera más rápida y eficiente. Sin embargo, no es fácil que los miembros de un mismo grupo se entiendan entre sí con el objeto de llegar a una conclusión final.

Cada uno piensa diferente al otro y, a veces, se cree que “la opinión” impera sobre la del compañero, sin embargo ¿cómo llegar a un equilibrio? Precisamente allí es que está la clave del éxito, en saber cómo desenvolver con un grupo de personas cuyas habilidades, formas de pensar y disposición para trabajar, en algunas ocasiones, difieren de las nuestras.

 

¿Qué es un equipo de trabajo?

No se debe confundir “trabajar en equipo” con “equipo de trabajo”. Son dos conceptos que van de la mano, pero que poseen diferentes significados. El equipo de trabajo implica el grupo humano en sí, cuyas habilidades y destrezas permitirán alcanzar el objetivo final. Sus integrantes deben estar bien organizados, tener una mentalidad abierta y dinámica alineada con la misión y visión de la empresa.
El miembro del equipo de trabajo debe producir para obtener mejores resultados, centrarse en los procesos para alcanzar metas, integrarse con sus compañeros, ser creativo a la hora de solucionar problemas, ser tolerante con los demás, tomar en cuenta a sus colegas y aceptar las diferencias, obviar aquellas discusiones que dividan al grupo y ser eficiente, más que eficaz

Sugerencias para trabajar en equipo

1.    La convocatoria de la reunión

 

Normalmente, una reunión creativa se planifica con tiempo. Eso no significa que las reuniones creativas improvisadas no puedan ser interesantes. Sin embargo, renunciar a los beneficios que comporta una buena planificación es un error. De entrada, hay que dejar bien claro cuál es el objetivo de la reunión.

Si es posible, comunique también el foco creativo o, como mínimo, una aproximación. Automáticamente después de recibir la convocatoria (por e-mail, en papel, carta, etc.) los convocados, a veces incluso inconscientemente, empezarán a pensar. Mattimore (1994) sugiere que en muchas ocasiones puede ser interesante enviar a los convocados una especie de ejercicio de precalentamiento relacionado con el foco creativo a tratar. Así, si la reunión consistirá en encontrar ideas para un nuevo logotipo corporativo, quizá sería interesante enviar, junto con la convocatoria, un fichero con los 100 logotipos de mayor éxito y preguntar qué elementos comunes pueden tener. De esa manera los participantes en la reunión tienen la ocasión para empezar a reflexionar sobre el tema y “afilar” sus capacidades perceptivas y creativas.

Comunique también de forma clara cuanto tiempo va a durar la reunión y procure, dentro de lo posible, que su cálculo resulte realista. No es posible, de entrada, determinar el futuro de la estrategia de una empresa en una reunión de una hora. Habitualmente los problemas complejos requieren varias sesiones, incluso pueden prolongarse durante semanas o meses. La creatividad no hace milagros. No pretenda resolver en poco tiempo temas arduos o situaciones comprometidas.

Tenga cuidado con los invitados a la reunión. Algunas personas detestan este tipo de acontecimientos. Si puede, no las invite. Lo único que harán es entorpecer el desarrollo fluido que una reunión creativa debe tener, e interrumpirán constantemente el buen hacer de los demás con críticas destructivas y comentarios omniscientes. Si no puede evitar que alguien así acuda a una reunión, intente comunicarse previamente con él o ella y asegurar que su comportamiento no va a ser especialmente negativo. Es una buena idea invitar a personas que no tienen nada que ver con el objetivo de la reunión, porque su punto de vista necesariamente alejado e ingenuo nos puede aportar perspectivas interesantes.

Imagine una reunión creativa sobre cómo mejorar la recepción de un hospital que cuente con alguna persona de edad, un minusválido, un niño… O una sesión creativa sobre reingeniería de procesos en la que se invite a un poeta minimalista… Puede ser sorprendente. Si tiene el tiempo y la motivación para hacer experimentos de estas características puede ser interesante. No lo haga si no dispone del tiempo y del margen de maniobra suficiente.

 

 

2.    El lugar de la reunión

 

¿Tiene importancia el lugar dónde se celebra una reunión creativa? Muchísima. El espacio y las facilidades que los participantes tengan pueden darle un tono u otro a la reunión. Sentirse cómodo y tener los elementos indispensables facilita que la reunión sea auténticamente creativa y se diferencie de una reunión convencional. ¿Qué es imprescindible?

• Una sala aislada, sin ruido, con luz natural o luz abundante.
• Sillas cómodas, pero no sillones.
• Mesas y sillas movibles, para hacer equipos.
• Una pizarra gigante, mejor blanca y rotuladores apropiados de varios colores.
• Flip-charts con papel gigante con banda adhesiva.
• Prohibir absolutamente las interrupciones (teléfonos móviles, etc.) y los movimientos innecesarios (entradas, salidas…).
• Rotuladores de diversos colores para los participantes y papel abundante.
• Retroproyector de transparencias, conexión para un portátil y cañón proyector.
• Posibilidad de audio para música relajante o estimulante.
• Evitar distracciones inútiles (comida, bebida, publicaciones…).
• Material estimulante complementario (revistas de temáticas dispares, fotografías, dibujos, libros…).
• En algunos casos puede ser interesante tener alfombrillas individuales para realizar ejercicios de relajación y visualización.

Ni que decir tiene que es muchísimo más provechoso realizar este tipo de reuniones, cuando la ocasión lo requiere, fuera de los ambientes habituales de trabajo. El alejamiento de los lugares asociados a la rutina de cada día facilita el trabajo creativo. Ahora bien, es un error realizar sesiones creativas en hoteles de gran lujo, porque las distracciones que comportan dichos establecimientos acostumbran a ser un freno y no un incentivo para la mentalización creativa de verdad.

3.    El tiempo y la duración de la reunión

 

Es muy difícil establecer normas para la duración de las reuniones creativas de equipo. Una cosa está clara: la creatividad necesita tiempo. No es posible generar un importante número de ideas creativas, seleccionar las mejores y tomar decisiones en media hora. A veces, ni tan sólo tres o cuatro horas son suficientes. Sin embargo, el tiempo es uno de los bienes aparentemente más escasos de hoy en día. Aparentemente, porque en realidad se tendría más tiempo enfrascados en una espiral de acción que no hace sino aumentar día a día. Siempre más trabajo, cada vez se está más ocupados. Y la creatividad no entiende de prisas.

Es importante decidir el tiempo que va a durar nuestra reunión creativa. Una hora, seis horas, dos días… y ser consecuentes con ello. Es fundamental no tener la sensación de que estamos dejando de hacer cosas por culpa de la maldita reunión creativa, puesto que entonces no se aporta todo el potencial de ideas. En líneas generales, para temas “menores” suelen ser suficientes dos o tres horas de creatividad. Se entiende por temas “menores” (sin tono peyorativo) cuando debemos desarrollar ideas para focos creativos muy concretos. Por ejemplo, ideas para PLV de nuestro nuevo producto “X”.

Sin embargo, para los temas “mayores” (también sin tono peyorativo) pueden ser necesarias muchas horas de trabajo. Ocho, doce, dieciséis o más. Un ejemplo de tema mayor podría ser generar ideas para recortar los costes de una planta industrial.

Para que la creatividad funcione, los participantes deben sentirse relajados y no excesivamente presionados. Deben, una vez más, disfrutar con lo que hacen Algún ejercicio de relajación a través de los colores (Michalko 1991, capítulo 27) puede ser extraordinariamente válido y eficaz, así como algún ejercicio de Programación Neuro Lingüística (PNL) que sirva como catalizador de un cierto cambio de actitud. También puede ser interesante proyectar un fragmento de una película cuyo visionado pueda influir creativamente (de un modo u otro) en los participantes.

4.    El líder de la reunión

 

Toda reunión creativa necesita un líder o coordinador. Es difícil, en especial para los no iniciados, que una reunión pueda desarrollarse convenientemente sin la colaboración de un responsable que ordene (dentro de un cierto desorden) las intervenciones, que escoja las técnicas, que tome nota, que ayude a la evaluación, etc.

¿Qué debe hacer un líder de una reunión o sesión creativa?

• Escoger las técnicas más adecuadas
• Procurar que todo el mundo participe por igual
• Frenar las conductas de excesivo protagonismo
• Evitar que se produzcan juicios sobre las ideas, al menos antes de tiempo
• Facilitar los movimientos creativos (“esta idea puede ser imposible, pero si la miramos de otra manera nos sugiere que…”)
• Anotar todas las ideas en una pizarra
• Asegurar un gran número de ideas al final de la fase de generación
• Ayudar al equipo a interrelacionar las ideas, combinándolas, etc.
• Facilitar el pensamiento lateral, introduciendo si es necesario ejercicios o técnicas que lo estimulen
• Coordinar la formación de subgrupos y supervisar su rendimiento
• Dirigir la evaluación crítica de las ideas y apoyar la toma de decisiones

Por tanto, el líder creativo es el alma de la sesión creativa. Sin ella o él resulta complicado establecer un cierto orden y una cierta dinámica. A partir de ahí una sesión creativa puede convertirse en lo que sus miembros crean: las hay de divertidas y de serias; algunas parecen competiciones, otras una balsa de aceite. En unas predomina el pensamiento lateral y en otras éste sólo aparece esporádicamente. Lo importante es que surjan ideas y que, al final, éstas sirvan para tomar buenas decisiones que a su vez acaben en innovaciones.

Es muy recomendable que en una sesión creativa exista la figura de un secretario, que transcriba (durante la reunión o al final de la misma) las ideas que van apareciendo. Esto es especialmente relevante en las sesiones creativas que tienen continuidad en el tiempo y en las que los participantes necesitan reflexionar sobre el material que se va generando. El secretario tiene cuidado de que ninguna información se pierda: anota, hace copias, archiva…

5.    La generación de ideas en equipo

 

La generación de ideas es sin duda el momento clave de toda sesión creativa.

¿Cómo surgen las ideas? ¿De qué manera se puede asegurar (dentro de unos límites) una cierta calidad en las ideas? ¿Hay sistemas que permiten generar un gran número de ideas?

Las ideas surgen de la mente de los participantes en una reunión, pero ese surgimiento depende de muchos elementos: el trabajo previo, la motivación, la comunicación entre los participantes, la pericia del líder, etc. Al final, sin embargo, las ideas residen dentro de la inteligencia creativa o práctica de las personas. En una sesión creativa se supone que se produce un ambiente mágico que favorece la fertilización cruzada y el intercambio de pareceres, y que todo ello desemboca en una mayor facilidad para generar ideas sobre un foco creativo determinado. Para asegurar un gran número de ideas y una cierta calidad en las mismas es recomendable:

• Lograr que los participantes se sientan libres, sin coerciones de ningún tipo. Jefes que imponen su ascendencia o personajes prepotentes no hacen ningún bien a la creatividad.
• Es bueno que la gente ría y se divierta, siempre que ello no provoque un alejamiento excesivo respecto al foco creativo. Hay que procurar que los integrantes de un equipo creativo no experimenten ningún miedo ni temor.
• Hay que poder decir lo que uno piensa, sin cortapisas de ningún tipo.

Por tanto, todas las ideas son bienvenidas: absurdas, atrevidas, transgresoras, aburridas, lógicas, ilógicas, divertidas, críticas, originales.

 

Fuente: https://www.emprendices.co/la-importancia-del-trabajo-equipo-las-organizaciones/

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Rodríguez Acalco Berenice

 

Opinión:

Considero que deberíamos quitarnos esa idea absurda de que el trabajo en equipo es difícil.

Si cada uno comprende la definición de trabajo en equipo y lo implementamos, nos daríamos cuenta de que no es una carga sino todo lo contrario, además que podemos aprender y/o enseñar  técnicas para mejorar ya sea nuestra vida estudiantil o laboral.